Otterup Realskole ønsker i videst muligt omfang at sikre de fysiske installationer mod ulykker, hærværk og tyveri. Ligeledes sikres i størst muligt omfang mod forsyningssvigt i server rum. Fysiske dokumenter med personfølsomme oplysning vil blive opbevaret i skabe eller rum med specialnøgle, således at det kun er relevant personale, der har adgang.

Oplysninger opbevares så længe, der er et konkret behov. Bl.a. opbevares oplysninger til brug for skolens regnskab i 5 år. Elevernes afgangsbeviser opbevares foreviget.

Administrative data repræsenterer en betydelig værdi og skal sikres mod uautoriseret adgang, tab og forvanskning. IT-sikkerhedsudvalget fastsætter sikkerhedsniveauet for de enkelte systemer, herunder klassificering af data og vurdering af, hvorvidt et egentligt nødberedskab skal etableres. Sikkerhedsudvalget etablerer procedurer for logning, brugeradministration, e-mail politik og anvendelse af internet. Ligeledes sikres at backup-procedurer og viruspolitik overholdes.

Formålet med at etablere en IT-anvendelsespolitik er, at skabe en forståelse hos skolens medarbejdere og elever for hvorledes skolens IT-udstyr tænkes anvendt. Det er Otterup Realskoles ønske at give medarbejdere og elever gode muligheder for brug af IT-faciliteter uden brug af unødvendige restriktioner men samtidigt sikre mod misbrug af vore systemer eller misbrug udført herfra af andre systemer. 

Otterup Realskole ønsker med sin anvendelsespolitik at præcisere:

• Alle skolens computere på områder er undervisningsmidler – på linje med andre undervisningsmidler.
• Undervisningsrelateret arbejde på internet har altid fortrinsret frem for planløs surfen og “privat chat”.
• Computere på skolen må gerne benyttes til andet end undervisningsformål, når blot anvendelsespolitikken overholdes.
• Ligeledes må egne computere gerne benytte skolens trådløse net, hvis bare anvendelsespolitikken overholdes.

IT-miljøet på HCI, bruges i forbindelse med undervisnings- og aktivitetsrelevant arbejde på skolen. Herved forstås f.eks. indsamling og fremlæggelse af data i undervisningssituationer samt udveksling af projektrelaterede ideer, meninger og spørgsmål ved hjælp af e-mail, præsentationer eller lignende.

Ansatte og elever har pligt til at holde deres adgangskodeord hemmeligt. Brugerrettigheder og adgangskodeord må ikke deles med andre.

Udvis netetik. Det betyder at brugeren behandler andre mennesker på nettet, deres indlæg samt selve nettet med respekt. Sørg f.eks. for at egne indlæg altid kan “tåle” at blive set på tryk i underskrevet stand.

Undgå unødig udskrivning. Tænk både økologisk og økonomisk.

Arbejdsstationer (tavlecomputere, PC’ere i personaleforberedelsen etc.) skal, når de forlades efter endt session, logges af mail, intranet mm.

Eksempler på uacceptabel brug af skolen computere og iPads:

• Brugeren må ikke ændre maskinens opsætning uden at det er aftalt med skolen IT-administrator (medarbejdercomputere er her undtaget).
• Det er ikke tilladt at downloade, kopiere, installere eller gemme software, shareware eller freeware i nogen form uden tilladelse fra IT-medarbejderne (medarbejdercomputere er her undtaget).
• Netværket må ikke bruges til kommercielle formål. Brugerne må ikke købe eller sælge produkter eller serviceydelser via nettet uden forudgående tilladelse fra ledelsen.
• Brug af netværket i forbindelse med politisk og racistisk agitation er forbudt.
• Brug af netværket i forbindelse med områderne vold og pornografi er forbudt.
• Brugerne må ikke kontakte web-sites, nyhedsgrupper eller chat-fora, som indeholder materiale, der er obskønt, eller som opfordrer til ulovlige handlinger.
• Netværket må ikke bruges til nogen form for aktivitet, i forbindelse med udbredelse af materiale, der er forbudt i følge dansk lovgivning, herunder regler og love om ophavsret.
• Det er ikke tilladt brugere at anvende vulgært, nedsættende eller obskønt sprog på nettet. Det er forbudt at fremkomme med personlige angreb, at chikanere andre personer eller offentliggøre private oplysninger om en anden person.
• Brugerne må ikke logge på med en anden persons identitet eller forsøge at få adgang til andre brugeres filer. Det er forbudt at tvinge sig adgang til andre personers eller organisationers computersystemer gennem f.eks. “hacking” eller på anden måde. Brugeren må ligeledes heller ikke skjule sin identitet, bortset fra de tilfælde hvor det eksplicit er tilladt.
• Brugerne må ikke “spamme” (sende uhensigtsmæssig mange e-mail af sted på én gang).
• Vold, hærværk og tyveri imod skolens materiel er forbudt.

Medarbejdercomputere skal være forsynet med password. Hvis der tillades flere brugere på computeren, må der ikke være adgang til personfølsomme oplysninger. Her kan det anbefales at gemme alt i OneDrive. Husk i dette tilfælde at computeren ikke må gemme adgangskoder til automatisk indlogning.

Der skal være installeret anti-virus f.eks. Windows Defender eller lign.

Når du som underviser får adgang til it-systemer og data, får du samtidig adgang til en række ressourcer og oplysninger, som er fortrolige og strengt personlige. Derfor bliver alle it-brugere udstyret med et hemmeligt og personligt password, som ikke må videregives til andre, heller ikke dine nærmeste kolleger.

En udlevering af password ville ansvarsmæssigt svare til, at du udleverede dit Dankort og din pinkode til en kollega. – Du hæfter personligt for den anvendelse / misbrug dette giver mulighed for.

Password må ikke oplyses til eksterne teknikere eller eksternt servicepersonale, og password må ikke kommunikeres / udleveres i forbindelse med henvendelser på e-mail.

For at passwords skal have den ønskede effekt, er det nødvendigt at stille visse minimumskrav til opbygning og længde samt ændringsinterval. Et godt password er en bogstav- / talkombination, som er nem at huske, men til gengæld er svær at gætte for andre. Undgå specialtegn som #, ¤, /, @ og lignende, da det i nogle henseender kan give problemer. Undgå også Æ, æ, Ø, ø, Å, å, da det er specielle danske bogstaver, som kan give systemmæssige problemer. Anvend derfor kun tal samt de 25 første bogstaver i alfabetet. Anvend aldrig eget navn, egne eller den nærmeste families initialer, fødselsdag, bilnummer, hundenavn eller lignende, da det er oplagt at prøve den slags kombinationer for uvedkommende. Gode passwords er oftest opbyggede af tal- og bogstavkombinationer – gerne med både store og små bogstaver. Et godt password skal indeholde min. 8 tegn.

Virus kan overføres via USB-stik, via CD-rom, eller via Internettet og e-mail etc. For at undgå virus, er alle computere forsynet med et antivirusprogram.

For at minimere risikoen for, at din pc bliver inficeret med virus, kan følgende huskeregler skitseres:

• Undgå uautoriserede programkopier, såkaldte piratkopier.
• Der må aldrig være USB nøgler eller CD i pc’en, når den tændes.
• Benyt aldrig data fra CD’er, USB nøgler og disketter, hvor oprindelsen ikke kendes.
• Kør en viruskontrol på din pc, hvis du har mistanke om, at uautoriserede brugere har benyttet den.

Har din maskine fået virus, skal du fysisk afbryde forbindelsen til netværket (almindeligvis slukke for systemet) for at undgå, at virus spredes yderligere. Herefter skal du kontakte skolens IT-administrator.

Det er ikke flovt at have fået virus på sin maskine. Du behøver derfor ikke at holde det hemmeligt!

Som it-bruger udskriver du ofte dokumenter, notater og lignende – enten dine egne eller andres. Disse dokumenter kan være fortrolige, hvorfor de skal behandles med rette omhu. Du er ansvarlig for at behandle fortrolige udskrifter, så de ikke kommer i de forkerte hænder. Du må derfor kun udskrive på en printer, hvor du er ved siden, af så udskriftet ikke kan tilgås af andre end dig selv. Fortrolige dokumenter indeholder ikke nødvendigvis personfølsomme oplysninger.

Er karakteren af kommunikationen således, at oplysningerne, der sendes, er fortrolige eller personhenførbare, må man ikke sende en almindelig e-mail. Er det muligt skal intra bruges, og ellers skal disse oplysninger sendes med fysisk post.

Skolen er dataansvarlig for alle de data skolen indhenter.

Deling af oplysninger med tredjepart sker alene, hvis det er nødvendigt for skolens drift eller skolens undervisning. For at sikre sig at skolens data behandles forsvarligt og som forventet, udfærdiges en databehandler aftale med hver enkelt af skolens data. Data er en forudsætning for sådan en aftale at skolen, evt. på foranledning fra en forældre, kan bede om at få data slettet.

Ved indhentning af alle data om elever og forældre, som ikke er en nødvendighed for at et barn kan gå på skolen, beder skolen forældrene om at udfylde en samtykkeerklæring. Eksempler på data vi indhenter samtykke til er:

• Brug af forældre personnummer.

• Brug af adresse, telefonnummer og e-mail, og videregivelse af disse i intra.

• Brug af billeder.